С помощью этой книги каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД.
Содержание излагается доступным языком, комплексно, с опорой на актуальную практику делопроизводства. Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, специалистам секретариатов, служб (отделов) делопроизводства (ДОУ), а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».
Содержание
Раздел 1
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства на предприятии
(в организации, учреждении) ...................................................................... 3
Глава 1
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ КАК НЕОТЪЕМЛЕМАЯ
СОСТАВЛЯЮЩАЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ......................................... 3
Глава 2
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ .......... 6
2.1. Надежность..............................................................................................6
2.2. Целостность .............................................................................................7
2.3. Соответствие (управляемость)................................................................7
2.4. Комплексность ........................................................................................7
2.5. Системность ............................................................................................8
Глава 3
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ...................................... 9
3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управле-
ния документами ....................................................................................9
3.2. Документирование операций ...............................................................10
3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов
их защиты .............................................................................................10
3.4. Организация распределенного управления системой .........................11
3.5. Организация обработки документированной информации ...............11
Глава 4
МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ....................................................... 13
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ........................... 16
5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему .............16
5.2. Определение сроков хранения документов .........................................17
5.3. Включение документов в систему ........................................................18
5.4. Регистрация документов в системе ......................................................18
5.5. Классификация документов .................................................................21
5.6. Обработка документов ..........................................................................22
5.7. Организация доступа к документам .....................................................22
5.8. Организация контроля за функционированием системы ...................23
5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или
уничтожение .........................................................................................24
5.10. Документирование процессов управления документами..................25
Раздел 2
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ............................ 27
Глава 1
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) ПРЕДПРИЯТИЯ, ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ,
ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА И СОСТАВ ....................................................... 27
Глава 2
ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ,
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ
СЛУЖБЫ ДОУ ...................................................................................... 36
2.1. Штатное расписание предприятия.......................................................36
2.2. Положение о службе ДОУ.....................................................................36
2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы)
в составе службы ДОУ ..........................................................................39
2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления .........40
2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим
деятельности службы ДОУ ...................................................................41
2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ ...................................41
2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ .......................43
2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ ..........................46
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ .................... 48
3.1. Требования к помещениям службы ДОУ .............................................48
3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы ДОУ ...54
3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ ......60
252
Содержание Содержание
РАЗДЕЛ 3
ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ:
ОТ РЕГИСТРАЦИИ ДО ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ..................................... 61
Глава1
ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ......61
Глава 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТОВ ТАБЕЛЯ ФОРМ
ДОКУМЕНТОВ И АЛЬБОМА ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ........................ 74
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА .......................................... 81
3.1. Организация работы с входящими документами ................................81
3.2. Организация работы с исходящими документами ..............................89
3.3. Организация работы с внутренними документами .............................92
Глава 4
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ........ 99
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ...................................106
5.1. Формирование дел, законченных делопроизводством .........................106
5.2. Оформление дел, законченных делопроизводством ......................... 110
5.3. Порядок обращения с документами, состоящими на текущем
(оперативном) хранении .................................................................... 114
5.4. Подготовка документов к передаче в архив ....................................... 123
5.5. Экспертиза ценности документов ...................................................... 125
5.6. Передача и прием документов на хранение в архив .......................... 132
5.7. Порядок обращения с документами, состоящими на хранении в
архиве .................................................................................................. 133
ПРИЛОЖЕНИЯ ...................................................................................152
Приложение 1. Делопроизводство. Термины и определения ................... 152
Приложение 2. Положение об Управлении документационного обес-
печения Аппарата Правительства Московской области ..................154
Приложение 3. Положение об архиве, функционирующем на правах
подразделения службы ДОУ (делопроизводства) предприятия ....... 166
Приложение 4. Инструкция по документационному обеспечению
управления .......................................................................................... 169
Приложение 5. Правила электронного документооборота
в информационной системе Федерального казначейства ................ 185
Приложение 6. Извлечение из укрупненных нормативов времени
на работы по ДОУ предприятия ........................................................ 209
Приложение 7. ............................................................................................ 213
А. Примерная структура должностной инструкции ........................ 213
Б. Пример оформления титульного и заключительного листа
должностной инструкции ................................................................. 215
В. Квалификационные характеристики
должностейработников службы ДОУ (делопроизводства) .............. 215
Приложение 8. Специальные правила пожарной безопасности госу-
дарственных и муниципальных архивов Российской Федерации ... 222
Приложение 9. Положение об экспертной комиссии (ЭК) предприя-
тия (организации, учреждения) ......................................................... 241
Приложение 10. .......................................................................................... 245
А. Примерный перечень законодательных актов и нормативно-
методических документов, регулирующих сферу информации
и документации, документационного обеспечения управления,
управления документами и архивного дела ..................................... 245
Б. Примерный перечень локальных нормативных актов, раз-
рабатываемых предприятием по вопросам документационного
обеспечения управления (делопроизводства) .................................. 248